Good governance is not only important for profit making corporations. Rigorous oversight of management and performance is increasingly important for Rotary Clubs too.
It is not the same of course. Rotary Directors volunteer their time, play an important role in raising funds, and answer to a wide range of stakeholders who usually lack a single common goal. Thus it comes as no surprise that a McKinsey survey of directors of NGOs found that only 17% of the respondents felt that their boards were really effective.
The research highlighted certain recurring problems:
- a lack of consensus about missions or goals
- poorly constituted boards that lack the expertise needed
- failed processes
Any one of these can hamstring a board by wasting its time, causing it to fall short of its responsibilities, or making some Directors less engaged. The key is not to do more but to focus more.
Here are 5 suggestions to improve the governance and effectiveness of your Board:
- Effectiveness starts with clarity of purpose. The Board must shape the Club mission and vision, and set clear priorities. Once the mission and the vision are in hand, the Board can use them as a guide to action.
- Changes in the environment create the need for new skills on our Boards, in areas such as marketing (to attract new members), technology (to exploit social media), and public relations (to convey the Club message). This can be achieved through training – access the Rotary Learning Centre for dozens of useful webinars and programs on all areas of Rotary.
- Provide the rigorous financial oversight that donors increasingly demand, including audited financials and robust stewardship protocols.
- Avoid micro-management and learn to delegate, especially when it comes to recruitment and development of new talent to the Club.
- Nail the fundamentals – such as implementing processes for efficient board meetings. If board meetings start and finish late, members receive materials late, or there is never enough time to address important matters sufficiently, the process isn’t working. These problems might seem small, but unless they are addressed, directors become discouraged or disengaged. They are, after all, volunteers serving Rotary as a labor of love. If they feel that their time isn’t well spent, they might skip meetings or tune out.
Article by: PDG Lara Quentrall-Thomas
Adapted from McKinsey article - by Paul J. Jansen and Andrea R. Kilpatrick
Adapted from McKinsey article - by Paul J. Jansen and Andrea R. Kilpatrick
Le Dynamique Comité d’un Club Rotary
PDG Lara Quentrall-Thomas
Adapté d'un article de McKinsey - par Paul J. Jansen et Andrea R. Kilpatrick
Une bonne gouvernance n'est pas seulement importante pour les corporation à but lucratif. Une surveillance rigoureuse de la gestion et des performances est de plus en plus importante pour les Clubs Rotary également.
Bien-sûr, ce n’est pas la même chose. Les Dirigeants bénévoles du Rotary donnent de leur temps, jouent un rôle important dans la collecte de fonds et répondent à un large éventail de protagonistes qui n'ont généralement pas d'objectif commun unique. Il n'est donc pas surprenant qu'une enquête de McKinsey auprès des directeurs d'ONG ait révélé que seuls 17 % des sondés estimaient que leur Comité était réellement efficace.
La recherche a mis en évidence certains problèmes récurrents :
- L’absence de consensus sur les missions ou les objectifs.
- des Comités mal constitués qui ne disposent pas de l'expertise nécessaire.
- processus défaillants
Chacun d'entre eux peut paralyser un comité en lui faisant perdre du temps, en l'empêchant d'assumer ses responsabilités ou en rendant certains dirigeants moins engagés. La clé n'est pas d'en faire plus mais de se concentrer davantage.
Voici 5 suggestions pour améliorer la gouvernance et l'efficacité de votre Comité
- L'efficacité commence par la clarté des objectifs. Le Comité doit définir la mission et la vision du club, et fixer des priorités claires. Une fois la mission et la vision en main, le Comité peut les utiliser comme guide d'action.
- Les changements dans l'environnement créent le besoin de nouvelles compétences au sein de nos comités, dans des domaines tels que le marketing (pour attirer de nouveaux membres), la technologie (pour exploiter les réseaux sociaux) et les relations publiques (pour transmettre le message du club). Cela peut se faire par le biais de la formation - accédez au Centre de Formation du Rotary pour des dizaines de webinaires et de programmes utiles dans tous les domaines du Rotary.
- Instaurez des procédures de contrôle financier rigoureux que les donateurs exigent de plus en plus, y compris des états financiers certifiés et des protocoles de gestion fiables.
- Évitez la micro-gestion et apprenez à déléguer, en particulier lorsqu'il s'agit de recruter et de développer de nouveaux talents pour le club.
- Mettez en œuvre les fondamentaux - comme la mise en place de processus pour des réunions de comité efficaces. Si les réunions du Comité commencent et se terminent en retard, si les membres reçoivent les documents en retard ou s'il n'y a jamais assez de temps pour aborder suffisamment les questions importantes, le processus ne fonctionne pas. Ces problèmes peuvent sembler mineurs, mais s'ils ne sont pas résolus, les dirigeants se découragent ou bien se désengagent. Après tout, ce sont des bénévoles qui servent le Rotary par amour du travail bien fait. S'ils ont l'impression que leur temps n'est pas bien utilisé, ils risquent de ne pas assister aux réunions ou de s'en désintéresser.